בעשורים האחרונים, הטכנולוגיה משנה במהירות את היעילות והאפקטיביות של העובד המודרני. משימות שבעבר דרשו עשרות עובדים יכולות להיעשות כעת על ידי אדם בודד. עלייה זו בפריון היא תוצאה של התפתחויות בתחום האוטומציה. במאמר זה, אנו הולכים לכסות את ההבדל בין אוטומציה לבינה מלאכותית (AI), את היתרונות של אוטומציה במשרד, ואסטרטגיות מפתח לייעל את ניהול הזמן שלך.
מה ההבדל בין אוטומציה ל-AI?
אוטומציה הוא כלי המאפשר לבצע משימות חוזרות באופן אוטומטי כאשר מתקיימים קריטריונים מסוימים. תגובה מחוץ למשרד היא דוגמה מצוינת לאוטומציה. כשהמחוץ למשרד שלך מופעל, תוכנית דוא"ל תגיב אוטומטית בכל פעם שמתקבל אימייל עם הודעה כתובה מראש. עם אוטומציה, התגובה או הפעולה נקבעות בדרך כלל מראש על ידי אדם.
בינה מלאכותית (AI) מורכב יותר ומסתמך על סדרה של אלגוריתמים כדי לנתח מצב ולקבל החלטות כיצד להמשיך. מכוניות בנהיגה עצמית עונות על ההגדרה של AI מכיוון שמערכות המחשב והחיישנים מחשבים בו זמנית את תנאי הדרך, קוראים שלטי רחוב ומזהים סכנות לפני קביעת המסלול הבטוח ביותר. כל ההחלטות הללו מתרחשות ללא קלט ממפעיל אנושי מה שהופך אותו מושלם למשימות לא שגרתיות.
היתרונות של מינוף אוטומציה
פרודוקטיביות גבוהה יותר - שימוש באוטומציה הוא כמו שכירת חבורה של עובדים בלתי נראים כדי לבצע במהירות מאות משימות. זה מאפשר לחברות לפעול עם פחות עובדים אנושיים מה שחוסך כסף. עבור העובד הבודד, רמות גבוהות יותר של פרודוקטיביות יכולות לעזור להפחית את הלחץ של עומסי עבודה כבדים.
ניהול זמן טוב יותר - לפי סקר אחד, כמעט שלושה רבעים ממובילי IT הסכימו שעובדים יכולים לחסוך בין 10% ל-50% מזמנם במשימות ידניות על ידי שימוש באוטומציה. אוטומציה מאפשרת לך למקד את האנרגיה ואת תשומת הלב שלך במשימות חשובות יותר. בנוסף, עם ניהול זמן טוב יותר, העובדים יכולים ליהנות מאיזון טוב יותר בין עבודה לחיים.
טעות אנוש מופחתת - אחד הדברים הנהדרים במחשבים הוא שהם יכולים לבצע באופן אמין את אותה פעילות שוב ושוב עם אותן תוצאות. משימות כמו הזנת נתונים מועדות לטעות אנוש, מה שהופך את האוטומציה לתחליף מושלם לפעילויות מסוג זה.
אסטרטגיות לשימוש באוטומציה בסביבת המשרד
אם אתה מעוניין להפוך את יום העבודה שלך לאוטומטי, יש המון כלים ושיטות נהדרות זמינות. להלן ארבע אסטרטגיות מפתח לזיהוי ואוטומציה של המשימות שלך ברחבי המשרד.
זיהוי משימות שחוזרות על עצמן - ערכו רשימה מהירה של משימות שאתם מבצעים על בסיס קבוע. אלו צריכות להיות משימות פשוטות, אך מייגעות. ליד כל משימה ברשימה שלך, רשום כמה זמן אתה מקדיש למשימות בשבוע ממוצע. אלה שלוקחים את הזמן הרב ביותר הם ההזדמנויות הגדולות ביותר שלך. תתמקד באלה תחילה.
בדוק את הטכנולוגיה הקיימת שלך - סביר מאוד להניח שכבר יש לך תוכניות וכלים לרשותך עם תכונות אוטומציה מובנות. גוגל תהיה בעלת הברית הגדולה ביותר שלך כאן. כל שעליך לעשות הוא לחפש "כיצד לבצע אוטומציה (הכנס שם תוכנית)". סביר להניח שתמצא מגוון רחב של מאמרים ומשאבים שיעזרו לך להתחיל.
למד מיומנויות חדשות - חלק מהתוכניות והכלים ידרשו ממך ללמוד מיומנויות טכניות חדשות. לדוגמה, אם אתה משתמש לעתים קרובות ב-Microsoft Excel, לימוד נוסחאות חדשות יכול לעשות הבדל עצום ביכולת שלך לייעל או להפוך את העבודה שלך לאוטומטית. YouTube ו-LinkedIn Learning הם מקורות מצוינים למציאת תוכן הדרכה קל להבנה.
פריסת כלים חדשים - במקרים מסוימים, ייתכן שתצטרך למצוא כלי או טכנולוגיה חדשים כדי להפוך משימה ספציפית לאוטומטית. הקפד להעריך את העלות, התכונות, התאימות והביקורות המקוונות לפני שאתה מתחייב לפתרון טכנולוגי.
ייעל את הנהלת החשבונות שלך עם תוכנית הבינה המלאכותית לחשבונאות מובילה
פעולות הנהלת חשבונות הן אחת המשימות המשרדיות שגוזלות זמן רב ביותר. זו הסיבה שהמומחים ב
פורטלי יצרו פלטפורמת AI מותאמת אישית לאוטומציה של זרימות העבודה של מחלקת הנהלת החשבונות שלך. החל מהזנת חשבוניות של ספקים ועד להוצאתן לתוכנת הנהלת חשבונות, השירות שלנו יקל על חייך.
צור קשר עוד היום להדגמה בחינם.