תפקידה של אוטומציה בחשבונאות: כלים ושיטות עבודה מומלצות לפישוט ושיפור תהליכים

הנהלת חשבונות אוטומטית

אוטומציה בהנהלת חשבונות היא תהליך של דיגיטציה של נתונים ומידע, אשר לאחר מכן מאפשר לבצע אוטומציה של משימות שחוזרות על עצמן. ניתן לעשות זאת באמצעות פתרונות תוכנה או חומרה שנועדו לייעל את התהליכים העסקיים שלך ולהפחית שגיאות. אוטומציה משפרת את דיוק הדיווח הכספי, מפחיתה עלויות הקשורות לתהליכים ידניים, ומספקת נראות רבה יותר לגבי הביצועים של העסק שלך. זה גם מאפשר לך לנהל טוב יותר סיכונים על ידי הבטחה שכל העסקאות נלכדות באופן עקבי על פני מספר מערכות.

כלי חשבונאות אוטומטיים

1. תוכנת הנהלת חשבונות בענן - מאפשר לך לגשת לנתונים הפיננסיים שלך מכל מקום ובכל זמן. זה שימושי במיוחד לעסקים קטנים שאין להם רואי חשבון ייעודיים בצוות אך עדיין זקוקים לגישה למידע הפיננסי שלהם.
   

2. תוכנת אוטומציה של AP - אוטומציה של תהליך תשלום חשבונות והוצאות אחרות בכך שהוא מאפשר למשתמשים להעלות חשבוניות ישירות למערכת לעיבוד על ידי רואה חשבון או מנהל חשבונות (או אפילו עצמם). זה מבטל שגיאות הזנת נתונים ידניות שיכולות להתרחש בעת הזנת חשבונות לגיליון אלקטרוני או הזנה ידנית של נתונים לפלטפורמה חשבונאית.
   

3. תוכנה לאוטומציה של שכר - אוטומציה של עיבוד שכר, כך שהעובדים לא יצטרכו להמתין בזמן שתשלומי השכר שלהם מעובדים בכל חודש.

שיטות עבודה מומלצות

לפני שתתחיל לבצע אוטומציה, הקדיש את הזמן כדי ליצור תוכנית כיצד אתה רוצה שהתהליכים החשבונאיים שלך יפעלו. זה יעזור להבטיח שאתה בוחר את הכלים הנכונים ומיישם שינויים בהדרגה. לאחר שיצרת את התוכנית שלך, העריך אילו משימות כרגע צריכות להיעשות באופן ידני כדי שהן יהיו אוטומטיות בהמשך. לדוגמה, אם יש מסמכים מסוימים שזקוקים לחתימות או אישורים לפני שניתן לשלוח אותם להגשה בסוכנויות ממשלתיות (כמו מיסים), אז זה יהיה מקום אידיאלי לאוטומציה כי זה משהו שניתן לעשות בקלות דיגיטלית במקום מישהו חותם על כל מסמך ביד בכל פעם שבוצע עדכון עליהם בעונת המס".

יתרונות האוטומציה בחשבונאות

1. הפחתת שגיאות - אוטומציה מפחיתה את הסבירות לטעויות על ידי ביטול הזנת נתונים ידנית ומשימות אחרות המועדות לטעות אנוש.
   

2. דיוק משופר - עם תהליכים אוטומטיים, יש פחות מקום לטעויות אנוש כמו גם פחות זמן המושקע במשימות ידניות כמו הזנת נתונים בגיליונות אלקטרוניים או חישוב ידני של נתונים ממספר מקורות. המשמעות היא שפחות טעויות יבוצעו במהלך הפעילויות הללו - ואלו שאכן מתרחשות ניתנות לתיקון במהירות מכיוון שקל לזהות אותן במערכת אוטומטית עם בלמים ואיזונים מובנים (כגון התראות).
   

3. יעילות מוגברת - מערכות אוטומטיות מאפשרות לך להתמקד בעבודה בעלת ערך גבוה יותר במקום לבצע שוב משימות שגרתיות בכל יום או שבוע בעת עיבוד חשבוניות או שכר, למשל; זה מפנה זמן כדי שרואי חשבון יוכלו להשקיע יותר זמן בניתוח דוחות במקום להזין אותם ידנית מדי חודש!

אז מה הקאץ'?

אוטומציה עשויה להיות יקרה, במיוחד כאשר מביאים בחשבון את עלות ההטמעה, ההדרכה והתחזוקה. כמו כן, עשוי לחלוף זמן מה עד שתראה יתרונות כלשהם ממערכת אוטומטית (בהתאם לגודל הארגון ולצרכים שלך). לכן, כדאי להתחיל בקטן ולהתאזר בסבלנות. התמקד תחילה בתהליכים בעלי ערך גבוה, כגון חובות או שכר. הכי חשוב לזכור – אם אין לכם את האנשים הנכונים על הסיפון שמבינים איך להשתמש נכון במערכת חדשה, אז אין טעם לעשות אוטומציה בכלל! לפיכך, השקיעו בהדרכה כדי שכולם יוכלו ללמוד כיצד להשתמש בתהליכים האוטומטיים החדשים ביעילות.

סיכום

אוטומציה יכולה לעזור לך לייעל תהליכים ולהפחית שגיאות, אך חשוב ליישם שיטות עבודה מומלצות. הנה כמה טיפים לתחילת העבודה: ודא שיש לך את הפלטפורמה המתאימה לעסק שלך בהתאם למספר העובדים שיש לך ואיזה סוג עבודה הם עושים. לדוגמה, אם מישהו צריך גישה למידע על שכר בכל עת (כמו מנהל משאבי אנוש), שקול לרכוש פתרון מבוסס ענן במקום להתקין תוכנה מקומית במחשב או במכשיר של כל עובד.

פתח מדיניות ברורה סביב אבטחת מידע והגנה על פרטיות, במיוחד כאשר אתה עוסק במידע רגיש כמו מספרי כרטיסי אשראי או מספרי תעודת זהות, וודא שכולם מבינים אותם לפני הטמעת כל טכנולוגיה חדשה בשגרת יומם.